Бухгалтерия ГСК, садового или дачного кооператива

НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ.

  Программа «Автоматизированное рабочее место бухгалтера кооператива или товарищества» (подробно - «Бухгалтерская программа для расчетов взносов в садовых товариществах или расчёт взносов в гаражных кооперативах, либо расчёт взносов в дачных кооперативах по кооперативу или товариществу») предназначена для расчета начислений, учета оплат и контролю задолженности по каждому из участников кооператива или товарищества. Расчеты ведутся раздельно по каждой организации, указанному в списке.

    По каждому участнику могут проводится следующие начисления:

• Расчет взносов в садовых товариществах или расчет взносов в гаражных кооперативах, либо расчет взносов в дачных кооперативах («Взносы»).
• Потребление электроэнергии по счетчику («Электроэнергия»), возможен учет по нескольким счетчикам.
• Расчет налогов на землю и на недвижимость («Налоги»).
• Потребление воды по счетчику («Вода»), возможен учет по нескольким счетчикам.

  Программа позволяет формировать в ЕРИП требования на оплату, а так же принимать из ЕРИП, проведенные участниками, оплаты и автоматически распределять их по лицевым счетам.

  Программа генерирует отчеты о задолженности участников и последних показаний приборов учета электроэнергии и воды на указанную дату.

  В окне просмотра отчетов, абсолютно все печатные формы можно сохранить в форматах: Microsoft Word, Microsoft Exсel или «PDF».

СТАНДАРТНЫЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ ИНТЕРФЕЙСОМ ПРОГРАММЫ.

  Интерфейс программы стандартизирован и интуитивно понятен. Так для навигации по таблицам данных, их изменению и удалению используются следующие стандартные кнопки:

•  – переход на первую запись (на клавиатуре – клавиша «Home»)
•  – переход на предыдущую запись (на клавиатуре – «стрелка вверх»)
•  – переход на следующую запись (на клавиатуре – «стрелка вниз»)
•  – переход на последнюю запись (на клавиатуре – клавиша «End»)
•  – добавить новую запись (на клавиатуре – клавиша «Insert»)
•  – удалить текущую запись (на клавиатуре – клавиша «Delete»)
•  – редактировать (на клавиатуре – клавиша «Enter», при отсутствии вложенного списка)
•  – обновить данные
•  – вывод данных на печать
•  – при нажатии курсором мыши, вниз выпадает список возможных значений
•  – при нажатии курсором мыши, выпадает запрашиваемое значение (базовая величина, последнее показание счетчика, тариф).

  Чтобы увидеть описание функционала нужно на 1-2 секунды навести курсор мыши на нужную кнопку, в результате появится сноска с описанием. Пример - на рис. 1.

(рис. 1)

CТАРТОВОЕ ОКНО ПРОГРАММЫ.

  Стартовое окно программы имеет вид, показанный на рис. 2.

  Как видно из рисунка окно можно разделить на пять информационных областей:

• 1 – Системное меню программы
• 2 – Информационное меню исходных данных (дата расчетов и организации)
• 3 – Список участников
• 4 – Список начислений по указанному участнику, по которым ведутся расчеты.
• 5 – Список расчетов, которые проведены по указанному начислению для данного участника.

  Рассмотрим каждую информационную область в отдельности.

СИСТЕМНОЕ МЕНЮ ПРОГРАММЫ.

  Системное меню программы имеет вид, показанный на рис. 3.

  1) При нажатии курсором мыши на меню [Расчеты по кооперативам и товариществам] выпадает окно с информацией о программе (наименование, версия, пользователь, разработчик) (рис. 4)

  2) При нажатии курсором мыши на меню [Организации] выпадает окно с табличным списком организаций и полной информацией по каждой из них (рис. 5)

  Таблица списка имеет следующие поля:

• «Наименование» - наименование организации
• «Код абонента» - код, который нужен для записи в файл передачи в ЕРИП
• «У Н П» - учетный номер налогоплательщика организации (нужен для передачи в ЕРИП)
• «Код банка» - код банка организации, последние три цифры (нужен для передачи в ЕРИП)
• «Расчетный счет» - расчетный счет организации (нужен для передачи в ЕРИП)
• «№ файла ЕРИП» - номер сообщения, по которым формируется файл передачи в ЕРИП (после каждого формирование значение увеличивается на единицу))
• «Путь к файлам в ЕРИП» - папка, в которую будут сохраняться файлы для передачи в ЕРИП
• «Путь к файлам из ЕРИП» - папка, из которой берутся файлы оплат ЕРИП для переноса данных в лицевые счета участников
• «Свои тарифы – эл. энергия» - если заполнено указанное поле, то берётся для расчетов указанный тариф, иначе в расчетах участвует общий тариф для электроэнергии, прописанный в условно постоянных величинах.
• «Свои тарифы – в о д а» - если заполнено указанное поле, то берётся для расчетов указан-ный тариф, иначе в расчетах участвует общий тариф для воды, прописанный в условно постоянных величинах.

  Навигация по таблице осуществляется стандартным способом. При добавлении или редактировании данных выпадает форма для заполнения (рис. 6)

  Для изменения тарифов нужно нажать кнопку [Свои тарифы]. При этом выпадает форма для заполнения (рис. 7)

  Для сохранении изменений нужно нажать кнопку [Сохранить], для отмены изменений – кнопку [Отмена].

  При нажатии на кнопку  формируется печатная форма вида (рис. 8):

  3) При нажатии курсором мыши на меню [Расчеты выпадает подменю вида (рис. 9):

  При выборе из выпавшего списка нужного пункта, появляется окно «Список расчетов», где показаны все проведенные групповые расчеты по выбранному начислению (рис. 9). Таблица списка имеет следующие поля:/p>

• «Дата» - дата проводимой операции
• «Т и п» - тип операции (может принимать значения: «Долг на начало», «Перерасчет», «Коррекция», «Начислено», «О п л а т а»).
• «Вид расчета» - определяет формулу по которой будет производиться расчет (может принимать следующие значения: «Ввод готовой суммы», «Начисление от базовой величины», «Распределение суммы по всем участникам», «Перерасчет от изменения базовой величины»)
• «Кол-во» - количество записей в расчете
• «Сумма, руб.» - сумма проведенного расчета
• «Информация по операции» - дополнительная информация произвольного вида

  Навигация по таблице осуществляется стандартным способом. Чтобы добавить расчет в список нужно нажать курсором мыши на кнопку , в результате выпадет меню со списком операций:

  Выбрав нужную операцию, происходит появление формы для заполнения данных по дате операции и дополнительной информации произвольного содержания (рис. 11)

  После нажатие кнопки [Сохранить] в список расчетов добавляется запись с выбранными ранее параметрами и с видом расчета «Ввод готовой суммы». Для изменения вида расчета нужно нажать кнопку «ВР» (может быть не активной, если для операции не предусмотрены другие виды расчетов), в результате чего выпадет меню вида

  При выборе пункта указанного меню поле «Вид расчета» меняется на выбранный, при этом, если по указанному расчёту уже были посчитаны какие-либо суммы, то они удаляются (об этом выскакивают предупреждения).

  При нажатии на кнопку редактирования , появляется форма аналогичная рис. 10, в которой можно изменить дату расчета и информацию по нему.

  Для задания параметров расчета нужно нажать кнопку [Р А С Ч Е Т], при этом, в зависимости от вида расчета, появится одна из форм ввода исходных данных (рис. 12, 13, 14, 15)

  После нажатия кнопки [Сохранить] на форме происходят расчеты по каждому участнику. Чтобы их увидеть нужно дважды щёлкнуть курсором мыши на нужном расчете, либо нажать клавишу «Enter» на клавиатуре, либо нажать курсором мыши кнопку , при этом появится окно расчетов по участникам (рис. 17).

  Кнопка  предназначена для перерасчета итоговых количества и суммы данного расчета (при изменении его содержимого в ручном режиме).

  При нажатии на кнопку  формируется печатная форма вида (рис. 16):

  Итак, как писалось выше, для просмотра списка расчетов по каждому участнику запускается окно вида (рис. 17):

  В данной таблице поля выделенные белым цветом являются изменяемыми. А в поле «Информация по операции» показана формула расчета суммы по данному начислению. Из расчета можно как удалять участников, так и добавлять тех, кого нет в списке. При изменении, удалении и добавлении происходит регулировка общего расчета в так называемом «ручном режиме». Причём, если в списке есть все участники, то при попытке добавить запись будет выдано сообщение вида: «Все участники уже есть в списке !», иначе появится список для выбора (рис. 19).

  При нажатии на кнопку  формируется печатная форма вида (рис. 18):

  Таблица расчетов может сортироваться либо по полю «Номер», либо по полю «Фамилия, Имя, Отчество». Сортируемое поле выделено более тёмным цветом. Для смены сортировки надо на заголовке нужного поля дважды щёлкнуть курсором мыши.

  Окно списка выбора для добавления участников в список расчетов имеет вид (рис.19):

  Выбор из списка осуществляется либо двойным нажатием курсором мыши на нужной записи, либо нажатием клавиши «Enter» на клавиатуре, либо нажатием курсором мыши кнопки [ВЫБОР], при этом участники из списка выбора перемещается в список расчетов.

  Таблица выбора может сортироваться либо по полю «Номер», либо по полю «Фамилия, Имя, Отчество». Сортируемое поле выделено более тёмным цветом. Для смены сортировки надо на заголовке нужного поля дважды щёлкнуть курсором мыши.

  Кроме того, в таблице работает поисковая система. При нажатии цифр идёт поиск по индексу номера, а при буквенном наборе поиск идет по фамилии, имени и отчеству. Строка поиска отображается в самой нижней информационной областе (там, где указывается номер и количество записей).

  4) При нажатии курсором мыши на меню [Е Р И П] выпадает подменю вида (рис. 20):

  При выборе из выпавшего списка пункта [Ввод оплат], появляется окно «Список оплат ЕРИП», где показаны все оплаты проведенные из ЕРИП по указанной организации (рис. 21).

  Таблица списка оплат имеет следующие поля:

• «Дата» - дата формирования сообщения об оплатах из файла ЕРИП
• «Ф а й л» - файл ЕРИП, из которого взята информация об оплатах
• «Кол-во» - количество записей в файле ЕРИП (без заголовка)
• «Всего» - общая сумма оплат (вместе с пеней)
• «в т.ч. пеня» - сумма пени (в нашем случае равна нулю)
• «Сумма перечисления» - перечисленная сумма после снятия комиссий

  Навигация по таблице осуществляется стандартным способом. Чтобы добавить оплаты ЕРИП в список нужно нажать курсором мыши на кнопку , в результате происходит проверка наличия файлов из ЕРИП (*.210) в каталоге, указанном в поле списка организации (по данной организации) «Путь к файлам из ЕРИП». Если файлы найдены, появляется сообщения вида (рис. 22).

  При нажатии кнопки [Да], в таблицу заносится столько записей, сколько обрабатывается файлов. Для просмотра операций сформированных на основе файла оплат ЕРИП нужно дважды щёлкнуть курсором мыши на нужном расчете, либо нажать клавишу «Enter» на клавиатуре, либо нажать курсором мыши кнопку , при этом появится окно расчетов по участникам (рис. 25).

  Для редактирования информации по оплате ЕРИП нужно нажать кнопку , в результате чего появится форма редактирования (рис. 23).

  При нажатии на кнопку  формируется печатная форма вида (рис. 24):

  Для просмотра операций сформированных на основе файла оплат ЕРИП, как описывалось ранее, запускается окно «Операции по оплате ЕРИП» (рис. 25).

  Изменять данные, добавлять и удалять в указанной таблице нельзя, поскольку информация привязана к файлам ЕРИП. Нужно указать, что при обработке оплат за взносы и налоги, формируется по каждой оплате только одна запись по операции – «О п л а т а», при обработке же оплат за электроэнергию и воду формируются записи по двум операциям: «О п л а т а» и «Начислено» - где в строку «Начислено» передаются данные по показаниям счетчика.

  При нажатии на кнопку  в данной таблице формируется печатная форма вида (рис. 26):

  При выборе из выпавшего списка пункта [Е Р И П] => [Передача данных], в зависимости от выбранного вида начисления («По взносам и налогам» , «По электроэнергии» , «По потреблению воды») появляется окно «Передача данных в ЕРИП» с исходными данными для формирования файла требования в ЕРИП (*.202) вида (рис. 27):

  После нажатия кнопки [Сохранить] на форме происходит формирование файла в ЕРИП и при успешном завершении процесса выдается сообщение о завершении (рис. 28) и окно (рис. 27) закрывается после нажатия кнопки [ ОК ].

  5) При нажатии курсором мыши на меню [Отчёты] выпадает подменю вида (рис. 29):

  При выборе из выпавшего списка пункта [Итоговая ведомость по участникам], формируется ведомость задолженности по указанной организации на заданную дату с сортировкой либо по номеру, либо по Ф.И.О. (в зависимости от выбора) – рис. 30.

  При выборе из списка пункта [Последние показания приборов учета электроэнергии] или [Последние показания приборов учета воды], формируется ведомость последних показаний счетчиков по указанной организации на заданную дату с сортировкой либо по номеру, либо по Ф.И.О. (в зависимости от выбора) – рис. 31.

  6) При нажатии курсором мыши на меню [С е р в и с] выпадает подменю вида (рис. 32):

  При выборе из выпавшего списка пункта [Архивирование базы данных], появляется запрос вида (рис 33):

  При нажатии кнопки [ Да ] происходит закрытие всех открытых окон и таблиц, после этого база данных закрывается и архивируется. После отработки архивации появляется сообщение об успешном окончании процесса (рис. 34) и база данных снова открывается. Если база данных блокируется (допустим, программа запущена на другом компьютере), то архивации не происходит.

  При выборе из выпавшего списка пункта [Восстановление базы данных из архива], появляется окно вида (рис 35):

  Таблица списка архивов базы данных оплат имеет следующие поля:

• «ДАТА» - дата формирования архива базы данных
• «ВРЕМЯ» - время формирования архива базы данных
• «ДЕНЬ НЕДЕЛИ» - день недели в которое произошло архивирование

  Указанное окно (рис. 35) запускается в модальном режиме (т.е. все задние окна не активны, пока не будет закрыто данное окно).

  Для восстановления базы данных нужно дважды щёлкнуть курсором мыши на выбранной записи, либо нажать клавишу «Enter» на клавиатуре, либо нажать курсором мыши кнопку [ВОССТАНОВИТЬ], при этом появится запрос (рис. 36):

  При нажатии кнопки [ Да ] происходит закрытие всех открытых окон и таблиц, после этого база данных закрывается и идет её восстановление. После отработки восстановления появляется сообщение об успешном окончании процесса (рис. 37) и база данных снова открывается. Если база данных блокируется (допустим, программа запущена на другом компьютере), то восстановление не происходит.

  При выборе из выпавшего списка пункта [Условно постоянные величины], появляется окно вида (рис 38):

  В данном окне можно изменять значения базовой величины, которая участвует в расчетах начислений, и общих тарифов на электроэнергию и воду (используются, если в справочнике организаций не указан свой тариф), которые участвует в формировании файлов требований в ЕРИП. В колонке «Новое значение» прописываются нужные значения и жмется кнопка [Сохранить], после чего появится сообщение (рис. 39):

  7) При наведении курсора мыши на область флага выпадает меню дублирующее функции наружных кнопок и меню и имеющее следующий вид (рис. 40):

ИНФОРМАЦИОННОЕ МЕНЮ ИСХОДНЫХ ДАННЫХ.

  В данном информационном меню можно изменять дату, на которую проводятся все расчеты, а также выбирать работу с другой организацией (по умолчанию, при старте программы, открывается первая организация в списке).

  Для изменения даты отсчета в строке «На дату:» нужно с правой стороны нажать курсором мыши на кнопку выпадающего меню , в результате появится меню выбора даты (рис. 41):

  Курсором мыши выбираем нужную дату и щелкаем на ней левой кнопкой – дата отсчёта изменена.

  Для смены организации нужно с правой стороны строки с названием «Организации:» нажать курсором мыши на кнопку выпадающего меню , в результате появится меню выбора (рис. 42):

  Курсором мыши выбираем нужную организацию и щелкаем на ней левой кнопкой – смена организации произошла, при этом во всех таблицах будут использованы данные, относящиеся к этой организации (список участников, список начислений, список операций, расчеты, оплаты ЕРИП).

СПИСОК УЧАСТНИКОВ.

  Таблица списка участников находится в 3-ей информационной области (см. рис. 2 и рис. 43).

  Таблица списка имеет следующие поля:

• «Номер» - номер участка (формируется из трёх частей: серия + индекс + дополнение - причём серия и дополнение могут иметь только буквенные значения, а индекс – цифровое)
• «Фамилия, Имя, Отчество» - Фамилия, имя и отчество участника с заглавных букв
• «Информация об участнике» - произвольная информация об участнике, в ней указывается адрес, телефон и прочие данные

  Навигация по таблице осуществляется стандартным способом. При добавлении или редактировании данных выпадает форма для заполнения (рис. 43).

  При добавлении нового участника ему автоматически добавляются в список начислений (информационная область – 4) следующие начисления: Взносы, Электроэнергия, Налоги, Вода.

  При добавлении в список записи с номером, который уже есть в списке, в список начислений добавляется только Электроэнергия (подразумевается, что добавляется второй счетчик).

  При нажатии на кнопку  в данной таблице формируется печатная форма вида (рис. 44):

  Таблица списка участников может сортироваться либо по полю «Номер», либо по полю «Фамилия, Имя, Отчество». Сортируемое поле выделено более тёмным цветом. Для смены сортировки надо на заголовке нужного поля дважды щёлкнуть курсором мыши.

  Кроме того, в таблице работает поисковая система. При нажатии цифр идёт поиск по индексу номера, а при буквенном наборе поиск идет по фамилии, имени и отчеству. Строка поиска отображается в самой нижней информационной области (там, где указывается номер и количество записей).

СПИСОК НАЧИСЛЕНИЙ ПО УКАЗАННОМУ УЧАСТНИКУ.

  Таблица списка начислений по указанному участнику находится в 4-й информационной области (см. рис. 2 и рис. 45).

  Таблица списка начислений имеет следующие поля:

• «Код» - соответствует номеру услуги, передаваемой в ЕРИП
• «Наименование» - краткое название начислений
• «Информация о начислении» - произвольная информация о начислении (допустим, при смене счетчика, можно указать эту информацию)
• «Не исп.» - если данное поле не пустое, то указанное начисление в расчетах учитываться не будет.
• «Долг» - в данном поле показан долг (либо переплата, если с минусом) по начислению на дату, указанную в информационной области 2. Долг рассчитывается, исходя из данных операций, прописанных в информационной области 5.

  Добавлять в список можно только отсутствующие в списке начисления. При нажатии на кнопку  появляется выпадающее меню со списком отсутствующих начислений.

  Редактирование данных происходит нажатием на кнопку , при этом появляется форма для заполнения (рис. 46).

  Если надо вывести начисление из расчетов, то нужно поставить птичку курсором мыши в графе «Не использовать:» и закрепить изменения нажав кнопку [Сохранить].

  При нажатии на кнопку  в данной таблице формируется печатная форма вида (рис. 47):

СПИСОК РАСЧЕТОВ ПО УКАЗАННОМУ НАЧИСЛЕНИЮ.

  Таблица списка начислений по указанному участнику находится в 5-й информационной области (см. рис. 2 и рис. 48).

  Таблица списка расчетов имеет следующие поля:

• «Дата» - дата операции (сортируется по убыванию, т.е. последние операции вверху)
• «Т и п» - тип операции (может принимать значения и сортируются в порядке: «О п л а т а», «Начислено», «Коррекция», «Перерасчет», «Долг на начало»)
• «Показания по прибору: На начало» - начальные показания счетчика
• «Показания по прибору: На конец» - конечные показания счетчика
• «Кол-во» - количество единиц (рассчитывается как разность показаний)
• «Тариф» - стоимость за единицу (тариф на электроэнергию)
• «Сумма» - сумма операции
• «Итого» - вычисляемая сумма долга после операции

  Добавлять в список можно нажатием на кнопку , при этом появляется форма для заполнения вида (рис. 49):

  Для записи изменений нужно нажать кнопку [Сохранить], в результате при сохранении сразу произойдёт перерасчет долгов по операциям, начислениям и итогам.

  Отдельно стоит описать имеющиеся операции:

• «Долг на начало» - от этой операции начинается отсчёт долга (если в списке их несколько, то долг начинает отсчитываться от последнего) – операция наращивает долг
• «Перерасчет» - при применении данной операции, все операции, находящиеся ниже теряют возможность к изменениям – операция наращивает долг
• «Коррекция» - операция используется, когда надо провести какие-либо изменения в данных (смена счетчика, исправление ошибки и прочее) – операция наращивает долг
• «Начислено» - расчет начис